绩效档案

2019年9月1日 | By admin | Filed in: 绩效管理.

绩效档案(Performance Profile)

什么是绩效档案

  绩效档案是指在绩效管理过程中应用的、具有参考价值的历史记录,包括:制度流程、考核办法、考核工具、管理数据、奖罚记录、原始材料等一系列可对绩效管理工作提供参考依据的资料。

  员工绩效档案是一个关于员工工作目标和标准的契约,是绩效计划的最终表现形式。员丁绩效档案的机密性比人事档案弱。员工绩效档案除了对组织外部保密以外,人力资源部门、各相关管理者以及员工本人都可以自由查阅自己的绩效档案,以使组织和员T本人系统性地认识和了解员工培训、升迁、奖励和惩罚的依据,服务于组织的人力资源工作。

员工绩效档案的内容[1]

  在制定绩效计划的时候,管理者和员工必须要对员工工作的目标和标准达成一致的契约。在员工的绩效档案中,至少应该包括以下几方面的内容:

  (1)员工在本次绩效周期内所要达到的工作目标;

  (2)达成目标的主要工作产出;

  (3)主要工作产出的完成期限;

  (4)主要工作产出的衡量标准;

  (5)主要工作产出的评判来源;

  (6)各项主要工作产出所占的权重;

  (7)受约人、主管的签字;

  (8)绩效档案的完成时间。

  注意本绩效档案若在实施过程中发生变更,应填写绩效档案变更表。最终的绩效评估以变更后的绩效档案为准。

员工绩效档案的建立[1]

  1.员工参与与正式承诺原则。

  在员丁绩效档案中有受约人、主管签字的内容,这体现了绩效档案建立的过程中一直强调的员工参与与正式承诺原则。社会心理学家有一个重要发现,就足当人们亲身参与了某项决策的制定过程时,他们一般会倾向于坚持立场,许且在外部力量作用下也不会轻易改变立场。而这种坚持产生的可能性主要取决于两种因素:一是他在形成这种态度时卷入的程度,即是否参与态度形成的过程;二是他是否为此进行了公开承诺。如果员工没有参与到绩效计划的制订过程中,仅仅是管理者强加给他们的计划,或者他们的计划只是口头确定的,没有进行公开签字,那么就很难保证他们坚持这些承诺的计划。

  绩效档案主要包括工作目标、主要工作产出及其衡量标准、评判来源、所占的权重。员工工作目标是经过管理者和员工沟通由部门目标分解得到的,绩效档案中的其他项都与绩效指标相关,本文重点研究绩效指标的概念、来源和权重等问题。

  2.确定关键绩效指标。

  一般来说,指标指的是从哪些方面来对工作进行衡量和评估;而标准指的是在各个指标上分别应该达到什么样的水平。指标解决的是我们需要评估“什么”的问题,标准解决的是要求员工做得“怎样”、完成“多少”的问题。

  当我们界定了绩效指标之后,设定绩效的评估标准就是一件比较容易的事情了。对于数量化的绩效指标,设定的评估标准通常是一个范同;对于非数量化的绩效指标,在设定绩效标准时往往从客户(即接受工作产出的对象,包括组织的内部客户和外部客户)的角度出发,需要回答这样的问题:“客户期望员T做到什么程度?”由于我们所设定的绩效指标会集中在对一项工作来说是关键的一系列指标上,因此,又可以称之为关键绩效指标。关键绩效指标是用于沟通和管理员工绩效的定量化或行为化的标准体系。也就是说,关键绩效指标是一个标准体系,它必须是定量化的,如果难以定量化,那么也必须是行为化的。如果定量化和行为化这两个特征都无法满足,那么就不是符合要求的关键绩效指标。

  关键绩效指标是连接员工绩效和组织目标的一个桥梁,是组织战略目标的进一步分解和细化。根据职位的工作职责,通过在关键绩效指标上达成的承诺,员工和管理者就可以进行工作期望、一作表现和未来发展方面的沟通。关键绩效指标是进行绩效沟通的基石,是组织中关于绩效沟通的共同辞典。有了这样一个辞典,管理者和员工在沟通中就可以拥有共同的语言。

  通常来说,关键绩效指标主要有四种类型:数量、质量、成本和时限。表1列出了常用的关键绩效指标类型、一些典型的例子以及从哪里可以获得验证这些指标的证据来源。

  表1 绩效指标的类型

  由表1可见,我们需要通过各种各样的手段对绩效表现进行跟踪。一般地,对于数量化的指标,可以直接从相关的记录中获得。而有些来自客户评估的数据则无法穷尽地获得,只能通过取样的方式获得部分数据。

  绩效既应该包括工作的结果,也应该包括达成结果的过程中的关键行为。因此,为了对所有的职位设定可衡量的关键绩效指标,可以大体上将绩效指标划分为成就型关键绩效指标(achievemenl—based KPI)和标准型关键绩效指标(criterion—based KPI)。

  成就型关键绩效指标是通过在特定的时间点上应该达到怎样的结果、取得怎样的成就来表示的绩效指标,适用于从事有明确可见的结果产出的工作员 ,例如业务人员、销售人员、管理着、有特殊技能的专业人员等。例如,到6月底完成600万元的销售额,将年度经营成本控制在100万元的范围内,年底提交软件的测试版本等。而标准型关键绩效指标是通过在持续性和重复性的工作中应遵循怎样的标准来衡量的绩效指标,适用于工作内容主要是重复性、支持性的职位,例如秘书、行政事务管理者、出纳、前台等。例 如,报表的错误率低于1%,现金报销在3个工作日之内完成,电话 档钤响3声之内必须接听等。

  3.给出绩效指标的权重。

  我们可能会注意到,绩效档案中包含绩 效指标权重的设定。为什么要设定权重呢?因为每个绩效指标的重 要程度是不一样的。绩效指标的权重主要是由下列一些因素决定的:(1)在这个绩效管理期内组织中的重点目标,即在这段时期内最重要做的事情。组织在每个时期的战略重点不同,员工的绩效指标与组纵的战略重点保持一致也就体现了绩效管理与战略的密切相关性。(2)员工最重要的工作职责。这就涉及人力资源管理的平台——工作分析,每个职位的存在都有它的原因,这通常也就是这个职位最重要的工作职责。绩效管理中往往要在员工最重要的工作职责上设定较高的权重。(3)哪项绩效目标如果完成不了影响会比较大。这也就足要引导员工花费较多的时问和精力完成这些工作目标。

  对于员工来说,如果在每个绩效指标上所设的权重都一样,那么他往往都会首先去选择容易达到的指标去做,这样最后总体的绩效评估分数会比较高。但是如果绩效指标的权重不一样,比较容易完成的任务所占的权重比较小,而较为困难的任务所占的权重比较大,那么即使员工在那些容易完成的任务上做得再好,权重比较大的目标没有完成好,最终绩效评估结果也不会太好。

参考文献

  1. 1.0 1.1 高卫中,杜清玲.山东理工大学管理学院.员工绩效档案建立的原则与方法.兰台世界上半月2006年11X期

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